jueves, 30 de junio de 2011

Claves para tercerizar el área tecnológica de una empresa

Muchas compañías prefieren desmantelar el departamento de tecnología y derivarlo externamente para hacer una redistribución de recursos o reducir costos

En el momento en que una empresa decide manejar por si misma su área tecnológica, muchas veces no tiene en cuenta todos los recursos que deberá asignar a la tarea para realizarla de una manera eficiente.
Por ejemplo: si bien considera que deberá sumar personal especializado, no repara en que tendrá que hacer una selección previa y que puede ser difícil conseguirlo; que luego habrá que realizar ese recurso humano un trabajo de inducción a la cultura empresaria así como capacitarlo, pagarle cargas sociales, sumarlo a los programas de retención y fidelización que se aplican al resto del personal, etc.
Así mismo, al definir el espacio físico donde ese personal va a trabajar, no se contabiliza que además va a ser necesario equiparlo con mobiliario de oficina como escritorios, sillas, archiveros, una extensión del teléfono, una computadora, etc. (todo lo cual conllevará su correspondiente mantenimiento posterior).
También a veces hay que adquirir algún software y/o hardware, lo cual implica el pago de las licencias correspondientes, aunque es indiscutible que la tecnología queda rápidamente obsoleta, y actualizarla es costoso.
Todas estas inversiones son necesarias para lograr buenos resultados, dado que en caso contrario,  quizá la empresa tenga que asignar aún más recursos.
 Por todos estos factores, muchas empresas prefieren desmantelar el área de IT y tercerizar su área tecnológica, ya sea para hacer una redistribución de recursos, o reducir costos. Lo cierto es que al derivar estas tareas en un proveedor especializado se puede reducir y controlar la inversión en el área, además de obtener un servicio profesional y eficiente de manos de quienes se dedican específicamente al tema.
Desde el punto de vista financiero, además, esto permite liberar recursos para dedicarlos al negocio.

Cómo elegir al proveedor

No obstante, debemos señalar que seleccionar a un proveedor de servicios solo por los costos puede ser un serio error. Esto se debe a que el outsorcing es un proceso complejo, que mal manejado puede generar problemas. Entre otros aspectos, hay que cuidar: 

No delegar el control

Todos sabemos que “la responsabilidad no se delega”, de modo que si bien la idea es  tercerizar la tarea, tanto la estrategia como el control de lo realizado deben seguir en manos de quien contrata el servicio.
Esto implica que la decisión acerca de qué tareas o procesos delegar, cómo deben ser realizados, y cómo se va a supervisar su cumplimiento deben quedar en manos de la empresa.
El contrato de outsorcing debe indicar como medir y controlar la realización de la tarea;  como rescindirlo en caso de disconformidad, e incluso  como debe realizarse el servicio. También es bueno indicar cómo se manejarán ambas partes ante los cambios (por ejemplo, si habrá o no cierta flexibilidad). 

Definir qué tareas, sectores o roles se va a tercerizar

Los trabajos que se van a contratar deben precisarse primero en forma interna y luego en el contrato. Para eso deben interponerse especialmente quienes conocen en profundidad el tema, previendo los posibles problemas que puedan surgir, y que luego puedan generar costos “ocultos”.
Es fundamental que en la redacción del contrato intervengan el responsable del área tecnológica y los Directivos de todos los sectores que se verán afectados por la tercerización (Administración, RRHH, etc.) ya que hay que analizar los procesos generales de la compañía y como impactará en ellos el nuevo sistema, por ejemplo. Por ejemplo, si se terceriza el proceso de facturación, debe analizarse como resultará afectado el sector de cobranzas.
Además debe participar el área Legales, y la Dirección General de la empresa.
Hay  casos en los que la tercerización empeoró  el desempeño organizacional, por una mala gestión. Hay empresas que perdieron el control del proceso, tuvieron altos costos, mal servicio, y problemas con el proveedor. Para evitar estos riesgos debe establecerse una comunicación fluida entre ambas empresas.
Como resultado, la tercerizacion llevará a una tarea bien realizada, y costos menores que si la empresa decide realizar la tarea por si misma.

Por Damián Szulman, director de Crystalis Consulting

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