lunes, 13 de agosto de 2012

Revisando: Gestión Documental (13/08/2012)

  • Definiciones
    • Gestión documental [Wikipedia].
    • Sistema de gestión documental [Wikipedia].
    • Software de gestión documental [Wikipedia].
    • Gestión documental - Gestión electrónica de documentos.
  • Análisis y comparativos
    • Gestión Documental en la Nube: Comparativa.
    • ANÁLISIS COMPARATIVO DE LAS HERRAMIENTAS ECM OPEN SOURCE E IMPLEMENTACIÓN DE UN SIST DE GEST DOCUMENTAL.
  • Virtualización
    • Servidor Virtual de Gestión Documental.
  • Vídeos
    • Presentación GESTIÓN DOCUMENTAL [Video].
    • ¿En qué consiste la gestión documental? [Video].
    • Seminario de Gestión Documental [Video].
  • Revisando: Gestión Documental (16/01/2012).




Gestión documental [Wikipedia]

Fuente:  es.wikipedia.org

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.


Desarrollo de la gestión documental
Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente la gestión documental, aun los profesionales en sistemas de información son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrónico.
El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por computador. Poco después se comienza Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y y archiveros.
En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.


Diferencias de terminología entre el inglés y el español

Debido a diferencias filosóficas y semánticas entre los modelos administrativos anglosajones y latinos, se mantiene hasta el día de hoy una cierta tensión entre las nociones de gestión documental y la archivística, como si de cosas muy diferentes se tratase. Por un lado, en español no existe una palabra del todo equivalente al concepto de record inglés, que cubre todo aquello que documenta algo. En español usamos el término "documento de archivo", que es más pobre en significado. Cuando en inglés se dice Records management se está refiriendo a la gestión documental... de documentos de archivo específicamente. Pero por otro lado, en inglés la palabra archive significa casi invariablemente "archivo histórico", mientras que en español el "archivo" se entiende en sus varias fases: archivo corriente o de gestión, archivo administrativo o intermedio y, finalmente, el archivo permanente o histórico.
Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia, en los países hispanohablantes y lusófonos al menos, de creer que la archivística se aplica sólo a los archivos históricos, o que el records management se refiere a la gestión de cualquier tipo de documentos. En la realidad, no es así: La archivística cubre el records management y la gestión de archivos históricos también, mientras que la gestión documental es más amplia que el records management ya que se puede aplicar a cualquier tipo de documentos, no sólo a los administrativos o de archivo.
La gestión documental fue siempre una necesidad un problema para las organizaciones, representando gastos en locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el estado de conservación, tiempo dedicado a la organización y búsqueda de documentos, duplicaciones, gastos de fotocopias, fax, etc.
La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la información archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen de información lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.


¿Sistemas electrónicos de gestión documental, o sistemas de gestión de documentos electrónicos?

Otro concepto inglés de traducción ambigua al español lo constituye el electronic records management que tanto puede significar sistema de gestión de documentos electrónicos exclusivamente, como sistema electrónico de gestión de documentos de archivo (en papel y/o electrónicos), según se le ponga el énfasis en "electronic records" o en "records management".
En el resto de este artículo se considerará, en general, que se está hablando de un sistema electrónico de gestión de documentos electrónicos, subentendiéndose que muchos de ellos permiten también registrar en el sistema referencias a documentos en papel que habrá que ir a buscar a un archivo físico y no al repositorio de los documentos electrónicos.
Un sistema de gestión de documentos electrónicos es, pues, un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. El término puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un sistema de administración de contenido corporativo y relacionado con el término Digital Asset Management


Flujo del Sistema de Gestión Documental

Bases de Datos

La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión documental: la proliferación de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los documentos como soporte de información valiosa para la organización. Esta tendencia se agudiza todavía más en un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se realizan a través de Internet.
Desde un punto de vista de gestión documental, uno de los principales problemas es cómo identificar los documentos dentro del entorno de la BD, saber qué parte del contenido constituye los documentos que se han de gestionar. Al respecto existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una BD simplemente contiene información para realizar cálculos u operaciones. En el otro extremo, está la opinión de que una BD es el resultado de las actividades de la empresa y por ello se las puede considerar documentos de gestión.

Hardware

Escáneres y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, una vez preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o almacenados.
Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha información, para su modificación o revisión.

Software

Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la documentación que se maneja en la empresa. Existen soluciones informáticas para: la gestión documental, administración de archivos digitales y para administración de bibliotecas de diversa índole.

Redes

Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se encuentra en los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se puede acceder a la información por Internet.

Usuarios

A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados dentro del Sistema de Gestión Documental permitiendo así, realizar la consulta electrónica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.

Administradores


Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicación física del documento original y asignando, a cada documento lógico, las claves de acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.


Algunos Criterios Generales a Tener en cuenta

Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas: Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación, autenticación.
Almacenamiento¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos pagar para almacenarlos?
Recuperación¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación?
Clasificación¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que los documentos estén archivados siguiendo el sistema más apropiado?
Seguridad¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la información o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener acceso a ella?
Custodia¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo de documentos)?
Distribución¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto podemos tardar para distribuir los documentos?
Workflow¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cuáles son las reglas para el flujo de estos documentos?
Creación¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de un documento, cómo se podrá colaborar en esas tareas?
Autenticación¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación legal al gobierno y a la industria privada acerca de la originalidad de los documentos y cumplimos sus estándares para la autentificación?

Términos Relacionados

Sistema de Gestión de Contenidos

El Sistema de gestión de contenido podría tender a confundirse con un sistema de Gestión Documental pero un Sistema de gestión de contenido es utilizado principalmente a nivel web y si bien es cierto comparten características como administración de información e incluso en alguno de sus formas utilizan bases de datos el objeto de administración de este sistema esta predominantemente orientado a la WEB.

Gestión del Conocimiento

La Gestión del Conocimiento es, en síntesis, la gestión de los activos intangibles que generan valor para la organización. La mayoría de estos intangibles tienen que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la captación, estructuración y transmisión de conocimiento. Por lo tanto, la Gestión del Conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su principal herramienta. La Gestión del Conocimiento es un concepto dinámico o de flujo.
Probablemente después de leer esta definición podremos darnos cuenta que un sistema de gestión documental es una de las herramientas en las que se puede apoyar la gestión del conocimiento para efectivamente gestionar de mejor forma, más eficiente y con las ventajas, que veremos más adelante, los activos intangibles.

Bases de Datos Documentales

En las bases de datos documentales cada registro se corresponde con un documento, sea éste de cualquier tipo: una publicación impresa, un documento audiovisual, gráfico o sonoro, un documento de archivo, un documento electrónico,...
Es erróneo relacionar Sistema de Gestión Documental con Bases de Datos Documentales pues la gestión documental es un concepto que abarca a la Base de Datos documental, es mucho más dispendioso y existen muchas más variables fundamentales en el sistema de gestión documental aparte de las bases de datos documentales.


Oportunidades

Las oportunidades de la gestión documental para las empresas son múltiples, la principal sin duda es la oportunidad de mejorar su productividad en el ejercicio de sus actividades y servicios hacia sus clientes. La optimización y organización de los documentos son una oportunidad de aligerar la estructura de costes, permitiendo un mayor agilidad y control sobre los gastos de la empresa, permitiendo así una mejoría del alojamiento de sus recursos y de los servicios ofrecidos.
Este "círculo virtuoso" lleva a una mayor satisfacción y consecuente retención de los clientes.


Ventajas

Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos...
Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.
Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.


Desventajas

Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de una nueva tecnología es el factor económico y más estas denominadas TI (Tecnologías de Información), es así como damos un ejemplo del costo en EUROS de un Sistema de Gestión Documental.



Sistema de gestión documental [Wikipedia]

Fuente:  translate.googleusercontent.com

Un sistema de gestión de documentos (DMS) es un sistema informático (o conjunto de programas de ordenador) que se utiliza para rastrear y almacenar documentos electrónicos y / o imágenes de documentos en papel. Por lo general, también es capaz de hacer el seguimiento de las diferentes versiones modificadas por distintos usuarios (seguimiento de la historia). El término tiene cierta coincidencia con los conceptos de sistemas de gestión de contenidos . Se ve a menudo como un componente de gestión de contenidos empresariales (ECM) y en relación con la gestión de activos digitales , digitalización de documentos , flujo de trabajo y sistemas de gestión de registros de sistemas.


Historia

A partir de la década de 1980, un número de vendedores comenzó a desarrollar sistemas de software para gestión de documentos basados ​​en papel. Estos sistemas tratan de documentos en papel, que incluían no sólo los documentos impresos y publicados, sino también fotografías, grabados, etc
Más tarde, los desarrolladores comenzaron a escribir un segundo tipo de sistema que pudiera gestionar los documentos electrónicos, es decir, todos aquellos documentos o archivos, creados en los ordenadores, y muchas veces almacenado en locales de los usuarios los sistemas de archivos . Los primeros gestión electrónica de documentos (EDM) los sistemas de gestión, ya sea los tipos de archivos de propiedad, o un número limitado de formatos de archivo . Muchos de estos sistemas más tarde ¿cuándo? ] que se conoce como imágenes de documentos de sistemas, ya que se centró en la captura, almacenamiento, indexación y recuperación de formatos de archivo de imagen . Sistemas de EDM evolucionado a un punto donde los sistemas podrían administrar cualquier tipo de formato de archivo que podría almacenarse en la red. Las solicitudes creció hasta abarcar los documentos electrónicos, herramientas de colaboración , seguridad, flujo de trabajo y de auditoría de las capacidades.
Estos sistemas de una organización habilitada para capturar los faxes y las formas, para guardar copias de los documentos, imágenes, y para almacenar los archivos de imagen en el repositorio para la seguridad y rápida recuperación (recuperación posible ya que el sistema maneja la extracción del texto del documento en el proceso de captura, y la función de texto indizador siempre y recuperación de textos- capacidades).
Mientras que muchos sistemas de EDM almacenar documentos en su formato de archivo nativo (Microsoft Word o Excel, PDF), algunos sistemas de documentos basados ​​en la web de gestión están comenzando a almacenar el contenido en forma de html . Estos sistemas de gestión de la política [1] requiere el contenido a ser importados en el sistema. Sin embargo, una vez que se importa el contenido, el software actúa como un motor de búsqueda que los usuarios puedan encontrar lo que busca con mayor rapidez. El formato HTML permite una mejor aplicación de las capacidades de búsqueda tales como la búsqueda de texto completo y que hayan generado. [2]


Componentes

TemaDescripción
MetadatosMetadatos normalmente se almacena para cada documento. Metadatos puede ser, por ejemplo, incluir la fecha se almacena el documento y la identidad del usuario de guardarlo. El DMS también puede extraer los metadatos del documento de forma automática o pedir al usuario que añadir metadatos. Algunos sistemas también utilizan el reconocimiento óptico de caracteres en las imágenes digitalizadas, o llevar a cabo la extracción de texto en los documentos electrónicos. El texto resultante se extrajo se puede utilizar para ayudar a los usuarios en los documentos de fijación mediante la identificación de palabras clave o probables para proporcionar capacidad de búsqueda de texto, o puede ser utilizado por sí solo. Texto extraído también se puede almacenar como un componente de metadatos, almacenada con la imagen, o por separado, como una fuente para la búsqueda de las colecciones de documentos.
IntegraciónMuchos de los sistemas de gestión de documentos tratan de integrar la gestión de documentos directamente en otras aplicaciones, de modo que los usuarios pueden recuperar los documentos existentes directamente desde el repositorio de documentos sistema de gestión, realizar cambios y guardar el documento modificado en el repositorio como una nueva versión, todo sin salir de la aplicación. Esta integración es comúnmente disponibles para suites de oficina y de correo electrónico o la colaboración / software de trabajo en grupo. Integración a menudo utiliza estándares abiertos como ODMA , LDAP , WebDAV y de SOAP para permitir la integración con otros programas y el cumplimiento de los controles internos. cita requerida ]
CapturarCaptura principalmente implica la aceptación y el procesamiento de imágenes de documentos en papel de los escáneres o impresoras multifunción . reconocimiento óptico de caracteres (OCR) se utiliza a menudo, ya sea integrado en el hardware o como software independiente, con el fin de convertir las imágenes digitales en texto legible por máquina. la marca de reconocimiento óptico (OMR) de software se utiliza a veces para extraer los valores de las casillas o burbujas. Captura también puede implicar la aceptación de los documentos electrónicos y otros archivos basados ​​en computadoras.
IndexaciónIndex Server rastrea los documentos electrónicos. Indexación puede ser tan simple como hacer el seguimiento de los identificadores únicos de documentos, pero a menudo toma una forma más compleja, proporcionando la clasificación a través de los metadatos, o incluso a través de índices de palabras extraídas de los documentos de los documentos contenidos. Indexación existe principalmente para apoyar la recuperación. Una de las áreas de importancia crítica para la recuperación rápida es la creación de un índice de topología .
AlmacenamientoGuarde los documentos electrónicos. El almacenamiento de los documentos a menudo incluye la gestión de esos mismos documentos, donde se almacenan, durante cuánto tiempo, la migración de los documentos de un medio de almacenamiento a otro ( gestión de almacenamiento jerárquico ) y la destrucción eventual documento.
RecuperaciónRecuperar los documentos electrónicos de almacenamiento. Aunque la idea de recuperar un documento en particular es simple, la recuperación en el contexto electrónico puede ser bastante complejo y de gran alcance. La recuperación simple de los documentos individuales pueden ser apoyados por lo que permite al usuario especificar el identificador de documento único, y que el sistema utiliza el índice de base (o una consulta que no están indexadas en su almacén de datos) para recuperar el documento. Recuperación más flexible permite que el usuario especifique los términos de búsqueda parciales relacionados con el identificador de documento y / o partes de los metadatos de espera. Normalmente, esto se obtendrá una lista de documentos que se ajustan a los términos de búsqueda del usuario. Algunos sistemas ofrecen la posibilidad de especificar una expresión booleana que contiene varias palabras clave o frases ejemplo espera que existan dentro de los contenidos de los documentos. La recuperación para este tipo de consulta puede ser apoyado por los índices construidos con anterioridad, o pueden realizar más de tiempo en búsquedas a través de contenido de los documentos para obtener una lista de los documentos potencialmente pertinentes. Véase también la recuperación de documentos .
DistribuciónUn documento publicado para la distribución tiene que estar en un formato que no se puede alterar fácilmente. Como una práctica común en la ley las industrias reguladas, una copia maestra original del documento nunca se utiliza generalmente para la distribución que no sea archivado. Si un documento se va a distribuir por vía electrónica en un entorno normativo, entonces el equipo de tareas del puesto de trabajo tiene que ser de calidad aprobado y validado. Del mismo modo la calidad de la aprobación portadores electrónicos de distribución tienen que ser utilizados. Este enfoque se aplica a ambos de los sistemas mediante los cuales el documento ha de ser inter-intercambiada, si la integridad del documento es muy de la demanda.
SeguridadSeguridad de los documentos es de vital importancia en muchas aplicaciones de gestión de documentos. Requisitos de cumplimiento para determinados documentos puede ser bastante complejo, dependiendo del tipo de documentos. Por ejemplo, en el Estados Unidos , los Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) requisitos establecen que los documentos médicos tienen ciertos requisitos de seguridad. Algunos sistemas de gestión de documentos tiene un módulo de gestión de derechos que permite a un administrador para dar acceso a los documentos basados ​​en el tipo de gente sólo ciertos grupos de personas. Documento marcado en el momento de la impresión o la creación de PDF-es un elemento esencial para evitar la alteración o uso no intencionado.
Flujo de trabajoFlujo de trabajo es un proceso complejo y algunos sistemas de gestión de documentos tiene un módulo de flujo de trabajo integrado. Hay diferentes tipos de flujo de trabajo. El uso depende del entorno en que el sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) se aplica. Manual de flujo de trabajo requiere un usuario para ver el documento y decidir a quién enviar el mensaje. Basado en reglas de flujo de trabajo permite a un administrador crear una regla que determina el flujo del documento a través de una organización: por ejemplo, una factura pasa a través de un proceso de aprobación y luego se dirige al departamento de cuentas por pagar. Reglas dinámicas permiten a las sucursales que se crean en un proceso de flujo de trabajo. Un ejemplo sencillo sería entrar en un importe de la factura y si la cantidad es inferior a una cantidad determinada, se sigue diferentes rutas a través de la organización. Los mecanismos de flujo de trabajo avanzadas puede manipular el contenido o la señal de los procesos externos, mientras que estas normas están en vigor.
ColaboraciónLa colaboración debe ser inherente a un EDMS. En su forma básica, un EDMS colaboración debe permitir que los documentos para ser recuperado y trabajó por un usuario autorizado. El acceso debería ser bloqueado a otros usuarios mientras que el trabajo se está realizando en el documento. Otras formas avanzadas de colaboración que varios usuarios puedan ver y modificar (o marcado) un documento al mismo tiempo, en una sesión de colaboración. El documento resultante debe ser visible en su forma final, a la vez que el almacenamiento de los márgenes de beneficio realizadas por cada usuario durante la sesión de colaboración.
Control de versionesControl de versiones es un proceso mediante el cual los documentos se comprueban dentro o fuera del sistema de gestión de documentos, permitiendo a los usuarios recuperar versiones anteriores y continuar el trabajo desde el punto seleccionado. Control de versiones es útil para documentos que cambian con el tiempo y requieren actualización, pero puede ser necesario volver a hacer referencia o una copia anterior.
BúsquedaBúsqueda busca documentos y carpetas con atributos de plantilla o de búsqueda de texto completo. Los documentos pueden ser buscados utilizando diversos atributos y contenido del documento.
PublicaciónPublicación de un documento consiste en los procedimientos de corrección de textos , los compañeros o del público de revisar, autorizar y aprobar la impresión, etc Esos pasos garantizar la prudencia y el pensamiento lógico. Cualquier manipulación descuidada puede dar lugar a la inexactitud del documento y por lo tanto, inducir a error o molesta a sus usuarios y lectores. En los sectores regulados de la ley, algunos de los procedimientos tienen que ser completados según lo evidenciado por sus firmas correspondientes y la fecha (s) en que se firmó el documento. Consulte las ISO divisiones del ICS 01.140.40 35.240.30 y para más información. [3] [4]El documento publicado debe estar en un formato que no es fácil de modificar sin un conocimiento específico o herramientas, y sin embargo es de sólo lectura o portátil. [5]
ReproducciónLa reproducción de documentos / imágenes es clave a la hora de pensar en la implementación de un sistema. Es genial ser capaz de poner las cosas, pero ¿cómo vas a salir? Un ejemplo de ello es la construcción de los planes. ¿Cómo va a ser escaneados y los planes de la escala se mantiene cuando se imprime?
Sistemas de gestión de documentos comúnmente proporcionan almacenaje, control de versiones, metadatos, seguridad, así como capacidades de indexación y recuperación. He aquí una descripción de estos componentes:

Normalización

Muchas asociaciones de la industria publicar sus propias listas de determinadas normas de control de documentos que se utilizan en su campo particular. Lo que sigue es una lista de algunos de los documentos pertinentes de la ISO. Divisiones ICS 01.140.10 01.140.20 y. [6] [7] La ISO ha publicado una serie de normas relativas a la documentación técnica , cubierto por la división de 01.110. [8]
  • ISO 2709 Información y documentación - Formato para el intercambio de información
  • ISO 15836 Información y documentación - El conjunto de metadatos Dublin Core elemento
  • ISO 15489 Información y documentación - La administración de registros
  • ISO 21127 Información y documentación - Una referencia ontología para el intercambio de información sobre el patrimonio cultural de
  • ISO 23950 Información y documentación - Recuperación de la información (Z39.50) - Solicitud de servicio de definición y especificación del protocolo
  • ISO 10244 de gestión de documentos - de procesos de negocio y análisis de líneas de base
  • ISO 32000 Gestión de documentos - Formato de Documento Portátil

El control de documentos


Sus documentos, procedimientos, instrucciones de trabajo, declaraciones políticas, etc - proporcionar la evidencia de los documentos bajo control. El incumplimiento podría provocar multas, la pérdida de negocio, o el daño a su reputación comercial.Cumplimiento de los requisitos añade que transforman la gestión de documentos en un tema de control de documentos. El control de documentos es un requisito reglamentario dentro de la contabilidad (por ejemplo, octava Directiva de la UE , la Ley Sarbanes-Oxley Act ), la seguridad alimentaria (por ejemplo, la Ley de Modernización de Seguridad Alimentaria ), ISO (mencionado anteriormente), fabricación de dispositivos médicos ( FDA ), la fabricación de la sangre, humana células, tejidos y productos (FDA), Salud ( JCAHO ), y la tecnología de la Información ( ITIL ). [9] [10]
El requisito básico para el control de documentos que se requieren establecer y documentar un procedimiento para:
  • Revisar y aprobar los documentos antes de su liberación
  • Revisiones y aprobaciones
  • Asegurar que los cambios y las revisiones están claramente identificados
  • Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en sus "puntos de uso"
  • Asegurar que los documentos permanecen legibles e identificables
  • Asegurar que los documentos externos, como los documentos proporcionados por el cliente o los manuales de los proveedores están identificados y controlados
  • La prevención de "no intencional" uso de documentos obsoletos

 

Referencias

  1. ^ Política de Sistema de Gestión de
  2. ^ Detener: Hacer más fácil la búsqueda
  3. ^ Organización Internacional de Normalización. "01.140.40: Consultado el 14 de julio de 2008.
  4. ^ Organización Internacional de Normalización. "35.240.30: Aplicaciones de TI en información, documentación y publicaciones" . Consultado el 14 de julio de 2008.
  5. ^ OnSphere Corporation. "SOP de gestión de documentos en un Validado Consultado el 25 de abril de 2011.
  6. ^ Organización Internacional de Normalización. "01.140.10: La escritura y la Consultado el 14 de julio de 2008.
  7. ^ Organización Internacional de Normalización. "01.140.20: Información Consultado el 14 de julio de 2008.
  8. ^ Organización Internacional de Normalización. "01.110: la documentación técnica del producto" . Consultado el 15 de julio de 2008.
  9. ^ Anderson, Chris. es el control de documentos realmente tan importante? , Bizmanualz, 17 de diciembre de 2010.
  10. ^ "Código de Regulaciones Federales Título 21, Parte 1271" . Alimentos y Drogas Consultado el 31 de enero de 2012.

Enlaces externos



Software de gestión documental [Wikipedia]

Fuente: es.wikipedia.org

Sistema de gestión documental
 (en inglés, Document Management System) son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos. La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos permite el acceso rápido mediante diversos métodos a la información contenida en los documentos. Estos generalmente se encuentran comprimidos y además de texto pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia como imágenes o vídeos.
Los sistemas de gestión de documentos comúnmente proporcionan medios de almacenamiento, seguridad, así como capacidades de recuperación e indexación. El término tiene algún traslapo con los conceptos de Content Management Systems y a menudo es visto como un componente de Sistemas de Gestión de Contenido de Empresa y relacionado con la Gestión de Activo Digital.
Algunos productos:

Clasificación de gestores documentales

Podemos clasificar el software de gestión documental en función de su complejidad. Los administradores de archivos, como el explorador de windows, son software de gestión documental, aunque muy rudimentarios. Permiten las operaciones básicas de la gestión documental: el acceso al recurso y la capacidad de compartir la información. Sin embargo, no son capaces de relacionar la información ni de proveerla de un contexto.
Una aplicación de gestión documental permite relacionar los documentos entre sí y darles una semántica común. Ha de posibilitar la búsqueda de información dentro de toda la base y ser capaz de ofrecer documentos relacionados. En síntesis, provee una base operativa de colaboración. Esto quiere decir que una aplicación de gestión documental está orientada a un contexto operacional que tenga relevancia para cualquier organización, por ejemplo la gestión documental es un elemento de un sistema CRMERP o una visión mixta de ambos.


Enlaces externos



Gestión documental - Gestión electrónica de documentos

Fuente: docupedia.es
Este término (abreviado como GD) se usa como sinónimo de "gestión electrónica de documentos" (GED) o de "documentos electrónicos" (GDE). El objetivo de la gestión documental consiste en ofrecer un modo de gestión segura, trazable, organizada y colaborativa de los documentos de las organizaciones, y se encuentra muy próxima al campo de la gestión documentos en las organizaciones o "Records Management". Bajo este término se engloban tanto los elementos metodológicos de la gestión de documentos en las organizaciones, como las tecnologoías aplicadas para su gestión.
La implantación de una estrategia de Gestión Documental nos permite:
  • Reducir costes de tramitación (menos tiempo > menos costes)
  • Reducir papel
  • Acceso online a la documentación
  • Reducir plazos de procesamiento de expedientes
  • Eliminar mano de obra y gastos de fotocopias e impresiones duplicadas
  • Unificar los distintos documentos en un solo proceso
  • Colaborar online
  • Reducir errores mediante procesos de revisión y mejora
  • Agilizar la búsqueda de documentos
  • Realizar búsquedas avanzadas
Dada la ampliación de funciones entre aplicaciones, a veces será difícil diferenciar entre plataformas de gestión de contenidos web (WCM) y gestión de contenidos empresariales (ECM).
La gestión documental (GD) es un trabajo principalmente organizativo, al contrario que la gestión de contenido Web (WCM) que responde esencialmente a problemas técnicos.Las herramientas de gestión de contenido Web están orientadas hacia la difusión de contenidos estructurados: su formato, publicación, facilidad para acceder el gran público, etc. Sin embargo, las herramientas de gestión documental se centran en los procesos de gestión iniciales, como la posibilidad de realizar una indexación rica o de integrar nuevas reglas de proceso (workflow, transformación, alertas sujetas a condiciones), entre otras.
A día de hoy, las soluciones de GD y de ECM se distinguen principalmente por los objetos digitales que procesan y las funciones que incorporan. La GD se limita a los documentos digitales, a menudo ofimáticos, mientras que la ECM incluye todos los contenidos digitales de la empresa, incluidas las imágenes, el contenido de páginas web o documentos (archivos) generados por los sistemas de gestión de las empresas.
Existe un gran número de soluciones que ofrecen conjuntos de funcionalidades y dan respuesta a los problemas que plantea la gestión documental.
  • Entre los programas de código propietario más conocidos, podemos encontrar Documentum de EMC, FileNet de IBM, SharePoint de Microsoft, Open Text de la empresa del mismo nombre, Autonomy que compró Interwoven o Ever Team del grupo Ever. La mayoría de las anteriores son soluciones de alta gama presentes en el mercado de la gestión de contenidos desde hace más de una década y que han ido incluyendo a lo largo del tiempo un gran número de funcionalidades que van mucho más allá de la simple gestión documental.
  • El sector opensource ha experimentado un crecimiento considerable y en él se han consolidado especialmente las plataformas Alfresco, Nuxeo, OpenKM o Knowledge Tree.
Los retos principales de un GD son:
  • Estructuración de los metadatos.
  • Repositorio o cuadro de clasificación.
  • Consideración del ciclo de vida.
  • Digitalización.

Fuente principal

  • Libro blanco: Gestión Documental Open Source. Simile-Cometa Group, 2010

Otros artículos de DOCUPEDIA para completar el tema



Gestión Documental en la Nube: Comparativa

Fuente:  blog.athento.com

"La gestión documental como servicio en Cloud, toma fuerza. Hemos querido llevar a cabo una comparativa objetiva sobre sus principales proveedores"
Las empresas de esta comparativa, han sido elegidas no sólo por su renombre, en el caso de los grandes del mercado como Alfresco y Nuxeo, sino también, por la relevancia que les otorga Google cuando a proveedores de Gestión Documental en la Nube se refiere.

La primera parte de esta comparativa pretende presentar a los productos evaluados y/o proveedores evaluados, mientras que en la segunda, se ha realizado un análisis en tres campos:
Funcionalidad básica ofrecida, funcionalidad avanzada y otras prestaciones como soporte y precios.

1. Soluciones Consideradas

Navegadoc (Quantyca)

Orientado a la gestión de documentos financieros, no llega a ser un gestor documental como tal, más bien una herramienta que permite el almacenamiento, la recuperación, y el indexado de documentos como facturas, impuestos, recibos y otros documentos de similar carácter. Tampoco es un sistema totalmente en la nube, es el servicio de OCR lo que se encuentra en la nube. Los documentos que se deseen procesar, como facturas, se suben a la nube para que se obtengan datos como fechas, importes, etc.

Logicaldoc

Una solución bastante completa en funcionalidades básicas de gestión documental, pero cuyas funcionalidades avanzadas resultan bastantes costosas. Al rededor de 1800 euros al año. Por otro lado, crecer en número de usuarios y en capacidad se escapa a muchos bolsillos.
Con sus servidores en Holanda, LogicalDoc es una de las soluciones a tener en cuenta, aunque su puesta en marcha es uno de los puntos más débiles, pues desaprovecha una de las ventajas de la nube: la rapidez a la hora de disfrutar del servicio.


Abox (Adapting)

En funcionalidades básicas de gestión documental los productos Abox son bastante completos, aunque no podemos decir lo mismo en materia de funcionalidades avanzadas, en donde se queda muy a la cola. Otro punto débil de estos productos de Adapting es que ahora mismo el proceso de contratación del servicio no se puede realizar de forma autónoma (directamente desde la web), y para probar el producto también existe una lista de espera. Suponemos que esto se solucionará pronto, dado que en realidad, el producto no se encuentra actualmente en funcionamiento. Al parecer para verano ya estará operativo.


Nuxeo Cloud

Es el rey en funcionalidad básica, una solución de gestión documental que no se toma el control de la documentación a la ligera. Sin embargo, mucha de la funcionalidad avanzada de la aplicación la alcanza mediante integraciones con terceros y en su versión cloud estas integraciones no se encuentran disponibles. Por ejemplo, una funcionalidad tan imprescindible hoy en día como OCR no se encuentra disponible en la versión cloud. Algo que si debe reconocerse a Nuxeo, porque una vez que esté implementado dará muchas posibilidades a sus usuarios, es el MarketPlace. Una vez Nuxeo cuente con un mayor número de plug-ins en su MarketPlace, los usuarios podrán crecer sus aplicaciones en la nube a su gusto.
Sin embargo, los precios de Nuxeo son bastante elevados, constituyendo una de las soluciones más costosas.


Alfresco Cloud Beta

Un proceso de compra simple y rápido, que es una característica nada despreciable cuando lo que se quiere es contar en el menor tiempo posible con una solución de gestión documental funcionando. Otro de los puntos fuertes de Alfresco es su interfaz, bastante fácil de usar y limpia. Sin embargo, ahora mismo sólo tenemos Alfresco Beta, que deja por fuera funcionalidades avanzadas de gestión documental. Tendremos que esperar unos meses más a que estén disponibles sus versiones Team y Enterprise en la nube. Actualmente, los usuarios pueden disfrutar hasta 10GB gratis de almacenamiento, pero esto es bastante poco para el trabajo real de una empresa, por supuesto. Se espera que los precios de Alfresco Team estén al rededor de 50 euros mes, pero tendremos que esperar unos meses más para verlo.


Athento Cloud

La principal fortaleza de Athento (modalidad SaaS) es que pone a disposición de los usuarios funcionalidad avanzada por precios bastante asequibles. Todos los productos cloud de Athento cuentan con funcionalidad como OCR dentro de su funcionalidad base. Por otro lado, disfrutar de Athento se tarda no mucho más de 5 minutos. Pero sobretodo, además de las características actuales, Athento Cloud es una apuesta por el futuro. Con un roapmap extenso y completo, Athento dentro de poco contará con nuevas funcionalidades como integración con las principales redes sociales, nueva interfaz y un MarketPlace en el que los usuarios podrán escalar sus aplicaciones a medida.

2. Análisis de Soluciones

Funcionalidad Básica

En este apartado se consideran características que debería tener un Sistema de Gestión Documental, independientemente de si se presta en modalidad SaaS u OnPremise.


Funcionalidad Avanzada

Este apartado pretende considerar el valor agregado o añadido que ofrecen estos productos de Gestión Documental y ECM.

Soportes y Precios

Uno de los aspectos más importantes a considerar lo constituye el soporte, dado que la Gestión Documental en la Nube es un servicio, y un servicio que debe hacer frente a las situaciones en el que el cliente no consiga la satisfacción de sus necesidades en la plataforma. Por su parte, los precios van a jugar un papel importante, puesto que estos sistemas tienden a funcionar mediante suscripciones y pagos mensuales. Debe garantizarse que a largo plazo el pago continuado por el servicio sea viable para la empresa. Del mismo modo, antes de contratar este tipo de servicios, debe analizarse cuál es el sistema de precios que más conviene a la compañía, si por volumen de usuarios, por capacidad, por número de documentos o por combinaciones de los mismos.

Esperamos que esta comparativa haya sido de utilidad.


Escrito por Verónica Meza T. - jueves, 12 de abril de 2012



ANÁLISIS COMPARATIVO DE LAS HERRAMIENTAS ECM OPEN SOURCE E IMPLEMENESTIÓN DE UN SIST. GEST. DOCUM.

Fuente:  scribd.com



Servidor Virtual de Gestión Documental

Fuente: wwwhatsnew.com

Hace algunas semanas os hablaba de las ventajas de la gestión documental y de sus posibles aplicaciones en diferentes ámbitos: en una empresa, en un centro educativo, para uso personal …

Apuntábamos en aquel post la posibilidad de montar un servidor con una máquina virtual. El concepto de virtualización es bastante complejo, así que procuraremos no entrar en demasiados tecnicismos mientras fijamos unas nociones básicas que deberían bastarnos para realizar la práctica que os proponemos.



Aunque técnicamente existen diferentes tipos de virtualización, nos centraremos en el uso de un hipervisor o monitor de máquina virtual como VirtualBox o VMWare Player. Ambos pueden descargarse gratuitamente y cuentan además con una interfaz gráfica muy sencilla de manejar. Este tipo de hipervisores se instala sobre el sistema operativo de la máquina física (al que llamaremos sistema operativo anfitrión) y nos permitirán ejecutar simultáneamente diferentes sistemas operativos (denominados invitados) en el mismo ordenador. Cada uno de estos sistemas operativos invitados corresponde a una máquina virtual independiente que cuenta con su propio hardware virtualizado (cpu, memoria RAM, disco duro, tarjeta de red, etc.).
Lógicamente, cuanto mejores sean las prestaciones hardware de las que dispone nuestro ordenador (la máquina física), mayor será el número de máquinas virtuales que pueden ejecutarse sobre él.
El instalar una máquina virtual no afecta a la configuración del sistema operativo anfitrión de nuestra máquina física, por lo que no debería darnos ningún miedo instalar un sistema operativo virtualizado en nuestro ordenador  (si algo sale mal, podemos borrar la máquina virtual con un par de clicks de ratón). Sería una oportunidad excelente para que aquellos que no os habéis atrevido todavía a probar Linux os iniciéis en su manejo virtualizando alguna de las múltiples distribuciones Linux existentes.
Si bien es cierto que la instalación del sistema operativo invitado no reviste demasiadas dificultades, el instalar un servidor virtual completo para una aplicación web de tipo CMS sí que podría resultar más complejo para un usuario inexperto, ya que se requieren componentes software adicionales (lo que conocemos como el Stack: servidor web, servidor de base de datos, intérprete de lenguaje de scripts, etc.). Afortunadamente, existen lo que se denomina virtual appliancesimágenes preconfiguradas de máquina virtual que contienen no sólo el sistema operativo invitado, sino que incluyen además todo el software del stack necesario para que nuestro CMS funcione out of the box (permitidme el uso del anglicismo). Simplemente hay que importar la appliance con el hipervisor que mencionábamos anteriormente (VirtualBox o VMWare Player) y en cuestión de minutos tendremos una máquina virtual con nuestro CMS totalmente operativo.
Existen webs como BitNami y Turnkey que ponen a nuestra disposición gratuitamente appliances de los principales CMS de software libre existentes: Joomla, WordPress, Moodle, etc.  Aunque las prestaciones de las appliances de Turnkey son también excelentes, vamos a centrarnos para este caso en la appliance de Alfresco (un Gestor Documental o DMS) que nos proporciona BitNami. Da la casualidad de que BitNami es una empresa fundada por un español y cuenta además con una documentación muy completa y un excelente foro de soporte donde resolverán prácticamente cualquier duda o problema que pueda surgiros.
Para este tutorial he utilizado un PC (máquina física) con Ubuntu 11.10 como sistema operativo anfitrión, aunque la opción de Windows sería también perfectamente válida.  En cuanto al hipervisor, aunque VirtualBox es más completo que VMWare Player, me he decantado por este último, ya que las appliances de BitNami son directamente compatibles con las aplicaciones de VMWare (para poder importarlas en VirtualBox necesitaríamos realizar un par de ajustes adicionales en la configuración).
Estos son los paso que vamos a seguir:

1. Instalación del hipervisor


Desde el enlace de descarga de VMWare Player (requiere registro previo), nos bajaremos el asistente de instalación adecuado para nuestro sistema operativo anfitrión y seguiremos los pasos que se nos indican hasta completar la instalación:




Si en lugar de VMWare Player optamos por utilizar el hipervisor de VirtualBox, podremos descargarlo desde la web de VirtualBox.

2. Descargar la appliance de BitNami para Alfresco

Desde la web de BitNami, nos descargaremos el stack de Alfresco para máquina virtual



Podremos elegir entre una appliance basada en OpenSUSE 11.3 o en Ubuntu 11.10.
Es decir, independientemente de cuál sea el sistema operativo anfitrión de nuestro ordenador, nuestra máquina virtual de Alfresco se ejecutará sobre un sistema operativo invitado Linux (ya que tanto OpenSUSE como Ubuntu son distribuciones Linux).
Una vez descargado el archivo .zip correspondiente a la appliance de Alfresco, procedemos a descomprimirlo en el disco duro de nuestro ordenador (se creará una carpeta que contiene varios archivos con extensiones .vmx, .ovf,  .vmkd, etc.).

3. Importar y configurar la appliance de Alfresco


En primer lugar, necesitaremos ejecutar la aplicación del hipervisor (VMWare Player) que habíamos instalado en el primer apartado.



Desde su interfaz gráfica, escogeremos la opción Open a Virtual Machine, que nos permitirá importar una máquina virtual a partir de una imagen preconfigurada (appliance). Buscamos el directorio en el que habíamos descomprimido los archivos en el paso anterior y seleccionamos el fichero con extensión .vmx
Irán apareciendo mensajes a medida que arranca el sistema operativo invitado de la máquina virtual con todos los servicios necesarios para poder ejecutar Alfresco. Finalmente nos presenta el mensaje de bienvenida de BitNami y la dirección IP de la máquina virtual (en el ejemplo de la figura: 192.168.0.48). Si queremos entrar en el sistema operativo invitado para realizar alguna tarea de administración, podremos hacer un login con el nombre de usuario “bitnami” y  password “bitnami” (en el primer acceso nos solicitará cambiar la contraseña por motivos de seguridad).
Un consejo: para tomar control sobre el cursor del ratón en la máquina virtual tendremos que pulsar las teclas Ctrl+G, mientras que para liberarlo (devolver el control de nuevo al sistema operativo anfitrión) habrá que pulsar Ctrl+Alt.
Como indicábamos anteriormente, también podríamos haber importado nuestra appliance de Alfresco con VirtualBox en lugar de con VMWare Player. En este enlace encontraréis una descripción detallada de los pasos a seguir si optamos por utilizar VirtualBox.
Una vez completadas todas las acciones descritas en los tres apartados anteriores, nuestro servidor virtual con Alfresco se encuentra ya operativo. Podremos acceder a él desde cualquier ordenador de nuestra red, abriendo un navegador y escribiendo en el espacio para la URL la dirección IP de nuestra máquina virtual (http://192.168.0.48 para este ejemplo). Desde la página de bienvenida de BitNami pulsamos el botón Access my Application y se nos pedirán las credenciales de administración de Alfresco (por defecto corresponden al nombre de usuario “user” y password “bitnami”) para acceder al panel de administración de la aplicación:

En el próximo artículo os daré algunas pautas para la utilización de Alfresco y revisaremos las características más importantes de esta aplicación de gestión documental así como otras alternativas DMS también de opensource (KnowledgeTreeOpenKM, etc.). Hay que tener en cuenta que Alfresco es muy potente y versátil, pero que también consume bastantes recursos. Si desde la barra del menú superior de VMWare elegís la opción Virtual Machine  => Virtual Machine Settings, comprobaréis que VMWare ha creado la máquina virtual con 512MB de RAM y un disco duro virtual de 17GB por defecto.  Si queremos asignar más recursos a nuestra máquina virtual de Alfresco, deberemos apagarla primero para poder editar su configuración (encontraréis más detalles en el manual de VMWare Player cuya referencia os paso al final del artículo):


Aunque para este ejemplo hemos escogido una configuración de servidor con máquina virtual, los stacks de BitNami nos ofrecen una gran flexibilidad, ya que están disponibles también como stacks para instalación nativa  o incluso como imágenes para la nube (cloud) de Amazon EC2. No obstante, creo que la opción de máquina virtual es una de las más adecuadas para un servidor de aplicaciones web por las ventajas que presenta la virtualización y espero que esta práctica que acabamos de proponer os sirva a algunos para iniciaros en esta técnica que se ha revelado como imprescindible en la administración de sistemas a lo largo de los últimos años.
Resulta complicado sintetizar toda una serie de aspectos técnicos complejos en tan sólo un artículo, por lo que no debéis sentiros intimidados si os han surgido algunas dudas. Os animo a profundizar más en la teoría y en la práctica de la virtualización, para lo cual creo que os serán de interés los siguientes enlaces:
• Artículo de la Wikipedia sobre virtualización
• Artículo de la Wikipedia sobre hipervisores
• Guía de usuario VMWare Player 4.0 (en inglés)
• Manual de usuario de VirtualBox (en inglés)
• BitNami Appliances – Guía de inicio rápido (en inglés)
• Documentación Turnkey Linux (en inglés)
Por  Escrito el día 27/02/2012


Presentación GESTIÓN DOCUMENTAL

Fuente: youtube.com

Uploaded by  on Mar 3, 2009
Presentación de Fernando Moreno-Torres, de MTC Soft en Granada, de los conceptos básicos de la gestión documental.


¿En qué consiste la gestión documental?

Fuente: youtube.com

Hoy día, todas las empresas tienen claro un objetivo: conseguir más con menos. Y eso no es tan difícil como creen. Dedique un poco de su tiempo y observe el modo en que un sistema de gestión documental ayuda a garantizar el éxito: DocuWare ahorra tiempo y dinero, mejora el servicio al cliente y aumenta la liquidez de su empresa.
DocuWare almacena documentos empresariales de todo tipo en un archivador central de documentos, tanto si se trata de documentos creados en programas informáticos como de documentación recibida por correo ordinario o electrónico.
En cuestión de segundos, el personal autorizado accede a los documentos correspondientes directamente desde su puesto de trabajo. Los flujos de trabajo se automatizan y funcionan con mayor rapidez. Toda la empresa se beneficia de la reducción de costes y aumenta su eficacia: en total, se obtiene más."

Uploaded by docuware on Oct 7, 2010


Seminario de Gestión Documental

Fuente:  www.youtube.com

La presentación fue llevada a cabo por Roland Ruíz jefe de producto de Gestión Documental de la empresa Kyocera Mita españa, mostrando a los asistentes el funcionamiento del software de gestión documental Docuware, además de dar a conocer los casos de éxito de la aplicación de este software.
También expresó las ventajas que se obtienen de la digitalización de documentos y de cómo este hecho agiliza los procesos documentales de la empresa y el consiguiente ahorro de tiempo y costes.


Published on Mar 1, 2012 by TeconSoluciones

  

Revisando: Gestión Documental (16/01/2012)

Fuente: andreseduardogarcia.blogspot.com.ar

  • Software de gestión documental.
  • Reeducar en gestión documental.
  • ¿Hacía Dónde Se Mueve La Gestión De Contenidos Empresariales (ECM)?.
  • ¿Es La Nube Una Buena Opción Para La Gestión Documental De Mi Empresa?.
  • Gestión documental Open Source.
  • Archetip explica su visión del Open Source para los proyectos de CMS. 

            

4 comentarios:

  1. Buff...cuanta información sobre la gestión docuemental! :P Me he estado leyendo gran parte de ella y parece muy interesante. Más adelante continuaré porque quiero implementar un software de gestión documental en mi pyme y me gustaría estar lo mejor informado posible sobre las ventajas y beneficios.

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  2. Gracias por tu comentario Albert, cualquier nueva información que encuentres en el camino, o conclusiones a las que llegues, te invito a compartirlas así todos nos beneficiamos.

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  3. Una gran clase de gestión documental! mucha información, completa a parte.
    Solo querría comentar sobre el mercado de la gestión documental actual, que todavía no tomo el cambio de la generalización para las PyMEs.

    El problema de la gestión documental de hoy es que, aunque se puede encontrar soluciones accesibles al nivel de tarifa, hasta OpenSource para algunas... los costos de integración y configuración son muy elevados para las PyMEs, y muchas de ellas no tienen la necesidad de tantas funcionalidades.
    Creo que el futuro del ECM (gestión documental) para las PyMEs vendrá con soluciones simples, click and go, y adaptadas a sus recursos técnicos y financieros.
    Con el proyecto DINO vamos en está dirección. Ahorra estamos en Beta privada, y abrimos la Beta publica al final del mes. Les dejo el link si quieren reservar una cuenta Beta.
    http://www.dino.mx/
    Saludos a todos! Ben@DINO

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  4. Muy buena recopilación de información sobre gestión documental, enhorabuena.
    Yo no estoy de acuerdo con el compañero Ben Roques, ya no existe tal coste de implementación de un gestor documental en la PYME. Mediante el Cloud Computing esto ha cambiado, ahorrando tiempo y coste para la empresa, ya que todo se almacena en la nube. OpenKM es un gran ejemplo de ello, os paso el enlace: http://www.openkm.com
    Un saludo chicos.

    Santy

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