lunes, 16 de enero de 2012

Revisando: Gestión Documental (16/01/2012)


  • Software de gestión documental.
  • Reeducar en gestión documental.
  • ¿Hacía Dónde Se Mueve La Gestión De Contenidos Empresariales (ECM)?.
  • ¿Es La Nube Una Buena Opción Para La Gestión Documental De Mi Empresa?.
  • Gestión documental Open Source.
  • Archetip explica su visión del Open Source para los proyectos de CMS. 


Software de gestión documental

Fuente: gestion.org

La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas que utilizan las empresas para poder administrar los documentos dentro de la organización, así como guardar los que sean necesarios, eliminar los que no sirven, recuperar la información y conservar los más importantes teniendo en cuenta la racionalización y la economía en la empresa.
Aunque desde hace tiempo se lleva haciendo con archivadores, administradores y bibliotecarios en base a herramientas como archivadores, cajas, carpetas, estanterías, etc, en la actualidad, con la importancia cada vez mayor de la tecnología se tienden a utilizar herramientas informáticas y software para realizar estas labores.
El software consiste en programas que apoyan el proceso de la gestión de la documentación en la empresa, y forman parte del sistema de gestión documental, que son programas de ordenador que se han creado para gestionar grandes cantidades de documentos así como realizar otras funciones de la gestión documental.
Los administradores de archivos son software de gestión documental, pero no muy avanzados, existiendo otros más especializados y preparados para las funciones que necesita la empresa.
Existe software de gestión documental como:
  • ArchivaTech: Es un programa que utiliza el gestor de base de datos Oracle para almacenar los documentos y dispone de un interfaz de usuario muy sencillo, similar al Explorador de Windows
  • Abox document. Sistema de gestión documental dentro de la intranet/extranet.
  • Suite 102 Documentación. Base de datos documental que permite el almacenamiento de cualquier tipo de información y conocimiento.
  • iDara. Software de gestión de recursos digitales, principalmente para bibliotecas y centros de documentación.
  • Alfresco: El programa de gestión documental más conocido en modalidad de software libre. Tiene una gran implantación a nivel mundial
  • Yerbabuena ECM. Software libre open source de gestión documental que se basa en Nuxeo y permite desplegar aplicaciones web de la empresa así como gestionar toda la documentación, entre otras cosas.
  • DocMGR. Sistema de almacenamiento de documentos en varios tipos de archivo.
  • Eversuite. Suite global ECM que permite la gestión de contenidos y portal, gestión documental y mucho más.
  • OpenKM. Sistema de gestión documental para la gestión y almacenamiento de documentos de la empresa que cuenta con varias funciones.
Estos son algunos de los software de gestión documental que facilitan a la empresa la realización de estas labores de manera rápida, sencilla, completa y eficiente. Cada uno de los programas destaca sobre los otros por su propia particularidad, por lo que es decisión de la empresa elegir el que mejor se adapta a sus necesidades. Cabe destacar Alfresco, ya que consiste en un sistema de software libre para la gestión documental.
La utilización de estas herramientas permite a las empresas manejar mejor  todo lo que es gestión documental, con el consiguiente ahorro de tiempo y de dinero, además de permitirle un verdadero y eficiente sistema de gestión documental.

Miércoles 14 diciembre 2011 por Redacción



Reeducar en gestión documental

Fuente: blog.yerbabuena.es

"Los proyectos de gestión de la información y gestión documental requieren de una visión integral de la organización y una re-educación de los usuarios en la cultura de compartir, colaborar y trabajar en común para lograr sus objetivos. En el artículo señalamos algunas lecciones aprendidas que nos ayudarán a trabajar en esta línea"

Me incorporo a este blog de gestión documental inteligente con la humildad de quién se acerca a un equipo de profesionales admirables para colaborar en la divulgación de las ventajas de implantar este tipo de políticas de información en una organización.

Lo primero que quiero hacer es reconocer que soy una persona falible, humana y que frecuentemente me equivoco. No, no estoy loco, realmente creo que reconocer esto y superarlo cada día es algo básico para cumplir con mi trabajo. Por desgracia, en consultoría no es frecuente encontrar casos de analistas, consultores o jefes de proyecto que reconozcan que alguno de los proyectos en los que han participado ha salido mal o que lo que hacen haya resultado una equivocación. Parapetados en sus barricadas corporativas, defienden una marca por encima de la humanidad que la conforma. Tengo la suerte de no encontrarme en ese tipo de organizaciones. De hecho en mi opinión debería ser obligatorio que cada vez que un consultor demuestre a un cliente sus fortalezas y casos de éxito, también demuestre al mismo tiempo sus fracasos y lecciones aprendidas. No existe mayor motor de crecimiento que la mejora continua y ésta solo llega cuando se interiorizan las lecciones aprendidas. En un modelo de consultoría basado en la perfección y la experiencia, ocultar los "casos de fracaso" supone dar la espalda a un valor intrínseco derivado del propio ejercicio de consultoría: los errores. La filosofía de consultoría que intento aplicar diariamente se basa en la transparencia y la sinceridad. No se trata de un discurso vacío ni de un mantra lleno de palabras huecas. Las metodologías ágiles nos han enseñado que la cooperación y la colaboración, la superación de los roles cliente-proveedor y la formación de equipos de trabajo con seguimientos iterativos son claves para la consecución de resultados. Por eso hoy comparto con vosotros mis fracasos para poner en valor ese ansiado éxito.

Durante esta última década he colaborado en proyectos de gestión documental, gestión de contenidos y gestión del conocimiento a lo largo y ancho de España. Lo he hecho adoptando roles de cliente, integrador y consultor independiente en grandes y medianas cuentas, en el sector público y privado y a menudo acometiendo los proyectos de formas bastante diferentes entre sí. Sin embargao en todas ellas la problemática era similar: grandes volúmenes de información dificilmente asumibles mediante métodos manuales y un afán común de aumentar la productividad. La gestión de la información pivota sobre el principio de aprovechar al máximo los recursos disponibles para explotar de forma adecuada y pertinente la información. Algo así como comprimir y estrujar el valor implícito de nuestras organizaciones hasta que se le saque todo el jugo como en la imagen que acompaña a este mismo artículo y que nos recuerda a un famoso descompresor de archivos. Hacemos eso: comprimir y descomprimir información, explotarla y sacar su beneficio. Cuando más y mejor lo hagamos, mejores resultados obtendremos.

Pero ante todo no debemos olvidarnos que los proyectos de este tipo son exactamente iguales que los proyectos de cualquier otro: pretenden ahorrar costes. Más allá de esto hay una gran literatura profesional que todos hemos devorado, pero el objetivo por es tan sencillo como gastar menos manteniendo o aumentando el beneficio de la gestión de la información. En el apartado de gestión documental, el ahorro de costes viene dado en gran medida por la implantación de políticas documentales que prescindan progresivamente del papel y que fomenten el uso controlado, seguro y distribuido de los documentos electrónicos. Una vez superada la época en que los comerciales soñaban con la Oficina Sin Papeles, el campo de batalla actual se encuentra en la gestión eficiente y probatoria de los documentos derivados del ejercicio de una actividad.

La factura electrónica y la digitalización certificada (con una legislación puntera en países como España o Méjico por ejemplo) pretende ser el punto de partida hacia una fórmula de responsabilidad distribuida de comprender la gestión de documentos. El segundo de los ahorro clave se encuentra en el ámbito de la gestión documental semántica y las enormes posibilidades de explotación relacional de documentos multimedia de texto, voz e imagen. Las técnicas de reconocimiento óptico mejoran y la inteligencia semántica es ya un hecho como demuestran a diario mis colegas de Yerbabuena y como yo mismo compruebo en alguno de los enormes proyectos de recuperación de información en los que ando metido. Porque eso que conocíamos como Sociedad de la información ahora es cada vez más Sociedad del conocimiento en un mundo conectado que está superando los estándares y contenedores laborales que habíamos creado. Sigue importando mucho la manera en la que fabricamos información pero también la forma en la que esa información es aprovechada de forma ágil, dinámica e inteligente. Esto sirve para universidades, juzgados, empresas energéticas, de telecomunicaciones y medianas organizaciones que día a día van perdiendo el control sobre la información que generan. Este en parte es mi primer fracaso confesado: no he logrado en algunos proyectos evangelizar en la importancia de recuperar de una forma fiable y sencilla la información generada por el catálogo de sistemas que esporádicamente la organización ha ido implantando. Como primer fracaso -a menudo compartido, exigido y heredado- es desde hace mucho el primero de mis retos en todos los proyectos que acometo.

Mi receta del éxito en la implantación de estos proyectos es similar a la de otros, tampoco en esto soy original: una definición clara de la necesidad inicial, un diseño lo más sencillo posible que limite el alcance de forma más o menos permeable, un buen equipo formado y motivado, una relación de confianza con el cliente, una tutela estrecha y sincera en la implantación de soluciones y un acompañamiento de recursos en tiempo y dinero que sea coherente. Pues bien, he de reconocer que en ningún proyecto en el que he participado estaban presentes todos y cada uno de los elementos de la anterior ecuación. Más bien con frecuencia he tratado de aceptar la realidad, adaptarme a los recursos de los que disponía y multiplicar el valor de cada uno de estos elementos para compensar la falta de los otros. El segundo fracaso que confieso es que ninguno de los proyectos en los que he participado ha sido perfecto. Cuando no ha faltado dinero, ha faltado disponibilidad de perfiles adecuados; cuando se lograba disponer de dinero, a menudo no he tenido tiempo y cuando todo estaba de mi lado en ocasiones me he encontrado organizaciones cliente con jerarquías, actitudes y burocracia realmente infranqueables que he debido superar. A los habituales retos de cualquier proyecto, se une el hecho de que la gestión documental -hablando ya más en concreto de lo que nos ocupa- lleva implícita una cultura de compartir y un espíritu de colaboración que no se encuentra en la cadena genética de nuestras organizaciones. Me he visto algunas veces dando cursos de formación en diferentes organizaciones sobre la propia herramienta tecnológica y no sobre la cultura de gestión documental de la que es mera facilitadora. He combatido esto mientras me ha quedado aliento y margen de maniobra porque creo que es muy necesario educar al usuario, acompañar -como he dicho- y no abandonar.

Los expertos en gestión de información solemos hablar de herramientas tecnológicas, de software, de estudios contrastados de mercado que recomiendan tal o cual solución. Nos han educado para implantar aplicaciones, de hecho los proyectos surgen frecuentemente con un ánimo tecnológico que me sorprende. No se plantea una u otra necesidad, sino que se oferta un concurso para construir un sistema concreto con unos requisitos muy determinados en una tecnología enormemente restrictiva. Se hace todo esto tras un ardúo proceso de reuniones comerciales en las que el propio cliente decide qué hacer con su necesidad. En este proceso la relación de la organización que tiene la necesidad con el exterior se limita a tantear mercado, estudiar opciones y demandar por último un equipo que ejecute su propia decisión en marcos de trabajo acotados. Sinceramente creo que este no es el camino y es parte del tercer fracaso que hoy confieso: Me ha resultado muy complicado establecer un asesoramiento fiable y realmente productivo en aquellos proyectos en los que todo estaba definido salvo el software. Y lo peor es que aunque he logrado implantar proyectos de software que funcionan y con los que el cliente estaba satisfecho, me ha quedado un amargo sabor a derrota por no poder trabajar en lo que importa: una política de gestión documental unificada e integradora que evite los silos de información.

La gestión documental debe ser algo pensado en perspectiva, no una solución concreta a un problema de un negocio concreto; se debe tratar desde la base con duros trabajos de análisis y toma de requisitos, muy pegado a la arena y siempre con apoyo y respaldo directivo. He acometido proyectos que no han sido comprendidos por la alta dirección y aunque se han logrado implantar, no estoy seguro de que su aprovechamiento final haya sido el adecuado. Mi última recomendación de hoy es mirar siempre hacia arriba sin perder la vista en tu realidad más inmediata ;-)

David Criado es senior knowledge leader en everis y escribe a menudo sobre innovación en las organizaciones y gestión de la información desde su blog corporativo y desde vorpalina.





¿Hacía Dónde Se Mueve La Gestión De Contenidos Empresariales (ECM)?

Fuente: blog.yerbabuena.es

“En el siguiente post hacemos una breve revisión de características actuales del mercado ECM y las tendencias que veremos afianzarse en los próximos años”

Podemos decir que nos encontramos ya en un mercado maduro. Si bien esta madurez tiene sus grados directamente proporcionales al grado de madurez de las economías nacionales, podemos hablar en general de un mercado consolidado y con unas características bien definidas.

Vamos a echar un vistazo.

Características Del Mercado

El mercado ECM es un mercado...

Grande: Se espera que para 2014 este mercado alcance los $5.7 billones de dólares.

Con grandes peces: El mar ECM es también un mar de grandes peces. En términos más formales, podemos decir que el mercado ECM es un mercado oligárquico, en el que las 3 grandes marcas más importantes se llevan más del 50% de la tarta.

De ventas difíciles: El mercado ECM no es un mercado del calzado. Las empresas no piensan en cambiar de un repositorio o en comprarse un repositorio una vez por mes; porque en la gran mayoría de los casos, cambiar de un sistema de gestión a otro implica grandes costes no sólo monetarios. Mudarse de gestor, o comenzar a trabajar con un gestor por primera vez implica un cambio en la manera en que los empleados hacen su trabajo día a día.

Con soluciones muy parecidas y tendiendo a la fragmentación: Las soluciones ofrecidas en materia de ECM suelen ser muy similares. Esto, sumado al pequeño número de proveedores que dominan el mercado, ha llevado al resto de las empresas ha centrarse en partes más pequeñas y mejor definidas de los procesos ECM. Por ejemplo, en cuanto a captura, esta tendencia es evidente. Existe gran número de soluciones enfocadas sólo en este aspecto del ECM.

El resultado de estas características

Con estas condiciones, tenemos a las empresas del mercado en una carrera de fondo tratando de conseguir:
  1. Diferenciarse con respecto a otros proveedores.
  2. Facilitar a los clientes la adopción de un sistema de gestión de contenidos.
  3. Hacer sus sistemas capaces de integrarse con otros para ofrecer soluciones más completas.
  4. Nuevas salidas paralelas o transversales a las bien afianzadas ramas del ECM como gestión documental, gestión de contenidos web, etc.

En qué se han materializado estos objetivos: las tendencias en ECM

Ahora sí que llegamos a la parte de las tendencias. En la búsqueda de lograr esos objetivos anteriormente citados que garanticen la supervivencia en los mercados, podemos ver como se van consolidando tendencias en el mercado. Describimos a continuación las más importantes:

Añadiendo más contenidos a la palabra “Contenido”: Esta es una clara nueva salida del mercado ECM, que podemos considerar dentro del objetivo número 1. Las empresas del mercado están buscando como manejar o gestionar tipos de contenidos emergentes que han adquirido relevancia como información en el quehacer diario de las empresas, por ejemplo, contenidos publicados en redes sociales, o correos electrónicos. En este último caso, aunque no podamos considerar el uso de e-mails en las empresas como algo nuevo, sí que podemos hablar de un interés creciente en su control y gestión al manejar en muchos casos información crítica empresarial.

SaaS, disminuyendo los requerimientos para implantar plataformas ECM: Podemos enmarcar esta tendencia dentro del grupo de los objetivos número 2. Los proveedores ECM dan ahora la oportunidad a sus clientes de arrojar desde la nube todo el peso del mantenimiento del sistema. Software As a Service da la oportunidad al cliente de contar con un sistema de gestión de contenidos sin tener que hacer una inversión tecnológica muy grande. En SaaS se paga por el uso de la plataforma ECM no por la plataforma como tal. El proveedor mantendrá la plataforma de gestión ECM en sus servidores y el proveedor sólo se encargará de pagar la factura por su uso, tal como lo hace con la luz o el agua. En 2010, según la AIIM, la tasa de uso de esta modalidad se incrementó del 2 al 6% y se espera que siga creciendo.

CMIS, haciendo compatible el uso de diferentes repositorios: Muchas empresas, por distintas razones, usan varios repositorios. Hasta hace poco más de un año, esto significaba tener que acceder a la información a través de varios puntos de acceso, y además, al problema de la no centralización se sumaba el de la información duplicada en muchos casos. También era frecuente que las empresas encontraran problemas a la hora de conectar la información proveniente de otros sistemas con la plataforma de contenidos. Estas razones hacían más difícil tomar la decisión de adquirir un nuevo sistema ECM incluso si se encontraba uno que ofreciese mejores prestaciones que el actual. CMIS está rompiendo esa relación monógama entre repositorios y empresas y obligando a los proveedores a ofrecer mejoras en sus sistemas. Podemos decir que CMIS es una respuesta a los objetivos 2 y 3, pero al mismo tiempo está haciendo que las empresas que desarrollan gestores ECM se esfuercen mucho más por diferenciarse mediante la innovación en los productos, pues cuanto más fácil sea migrar a otros repositorios, más difícil será conservar a los clientes sin ofrecerles nada nuevo.

Alianzas entre proveedores que abarcan diferentes procesos dentro de ECM: Está claro que las condiciones del mercado ECM están obligando a los proveedores a ofrecer más alternativas y comodidades a sus clientes. Una de los inconvenientes a salvar ( que ha sido fruto de la misma dinámica del mercado) es precisamente el tener que integrar diferentes soluciones para la problemática ECM y que sean los propios clientes quienes tengan que cargar con el trabajo de dicha integración. Los proveedores se han dado cuenta de que además es mucho más eficiente hacer lo que mejor saben hacer y aliarse con otros para solventar aquellos aspectos en los que son menos fuertes. En este punto, podemos citar el ejemplo de la integración entre repositorios tradicionales y otras soluciones de captura (Nuxeo+Ephesoft), diseño de flujos de trabajo (Alfresco+Activity), etc.

Innovación para sobrevivir: Las empresas proveedoras de software ECM saben que sus soluciones tienen que ir al ritmo del mundo globalizado y frenético en el que se desenvuelven sus clientes. Ya no vale resolver sólo el problema del exceso del papel o en “Caos del Contenido”, hace falta que los clientes perciban un valor superior y productos que se ajusten a sus necesidades. Un ejemplo de la constante innovación que está ocurriendo en el sector son los avances en materia de reconocimiento y análisis de documentos que garantizan enormes ahorros es tareas manuales a los clientes. Por otro lado, la creciente demanda de movilidad ha obligado a los productores de ECM al desarrollo de clientes móviles que permitan el acceso desde lugares remotos y la disponibilidad de la información sin barreras temporales o espaciales.

Hasta aquí este breve análisis del mercado ECM, pero seguro que en un futuro no muy lejano, tendremos que volver a revisar este documento, observar como ya se han consolidado estas tendencias por completo y obligarnos a mirar hacía ramas emergentes (como por ejemplo eDiscovery ) que vendrán a cambiar un poco más la cara a este mercado tan interesante.

En cuanto a Athento, (no podíamos terminar el post sin hablar de nuestra plataforma!) contaros que tratamos de que se mantenga siempre al ritmo del mercado, e incluso, como lo venimos haciendo hasta ahora, adelantándonos a lo que ya se está haciendo.

  • Athento permite su uso en modalidad SAaS u OnPremise
  • Athento implementa el estándar CMIS y lo complementa con otras tecnologías que lo hacen más interoperable.
  • Athento posee un cliente móvil que permite el acceso a diferentes repositorios desde nuestro Smartphone (iPhone o Android).
  • Athento puede gestionar e-mails mediante su módulo PopMail, convirtiendo el contenido de un correos electrónicos en contenidos gestionables que podremos clasificar automáticamente.
  • Athento es la primera plataforma de gestión documental que ha incorporado tecnología semántica dentro los procesos de captura y recuperación de contenidos.



¿Es La Nube Una Buena Opción Para La Gestión Documental De Mi Empresa?

Fuente: blog.yerbabuena.es

"Muchas empresas de tamaño pequeño y mediano están buscando un gestor documental que les ayude a resolver toda la problemática del manejo de sus documentos. ¿Qué hacer? ¿SaaS u Onpremise? Esa es la cuestión.”

Según Gartner podemos esperar que para 2013 el mercado de Cloud Computing crezca hasta los 150 billones de dólares. ¿Cuál es la razón para este crecimiento? Una buena parte de la explicación de este crecimiento es SaaS, Software As a Service; ya que pagar por el software como si fuera un servicio más tiene muchas ventajas para empresas de determinadas características. Estudiemos si tu empresa podría ser una de ellas.

1. No queremos hacer una gran inversión inicial
Supongamos que la empresa se debate entre implantar un paquete básico de Athento iDM en un servidor propio (Onpremise) o en la nube (en modalidad SAAS).

Athento iDM (paquete básico)
  • Gestor documental
  • OCR
  • Gestión de correo electrónico (Popmail Input)
  • 1 Carpeta monitorizada

Si decidimos adquirir el software en la modalidad Onpremise la empresa tendrá que hacer una inversión inicial de:



COSTES DE ADQUISICIÓNAÑO 1


Athento iDM6.400,00 €
Servidor2.000,00 €




COSTES ONGOING


Soporte3.800,00 €
Mantenimiento servidor (2hrs mes)98,73 €
Consumo energético servidor307,41 €
TOTAL COSTES ONGOING A 5 AÑOS
TOTAL COSTES ONPREMISE AÑO 112.606,14 €

  • Para el adecuado funcionamiento de un servidor normalmente se realiza un mantenimiento mensual de 2 horas. Para calcular este coste se toma como referencia el coste para la empresa de un trabajador con salario mínimo. Ver ejemplo de este cálculo.
  • La contratación de un soporte anual no es obligatorio, pero si muy recomendable.
  • Un servidor consume como media 250 watts por hora y en España el kilovatio de energía tiene un precio de 0,142319 . El servidor funciona 24/7.

Con Athento en modalidad Saas no se requeriría tal inversión, el primer año disfrutaríamos del software pagando sólo la tercera parte de lo que pagaríamos en la modalidad Onpremise. Se pagarían 12 cuotas mensuales de 390 euros en la que se incluye el uso del software y un soporte que garantiza la buena marcha del gestor.


COSTES SAASAÑO 1


Athento iDM4.680,00 €
Soporte0,00 €


TOTAL COSTES SAAS4.680,00 €

2. El precio es un gran determinante en nuestra decisión
Para la empresa del ejemplo, el precio es un factor decisivo y quienes toman la decisión tratarán de gastar lo menos que puedan, por lo que el precio tendrá prioridad sobre otros factores.
COSTES ONPREMISE
COSTES DE ADQUISICIÓNAÑO 1AÑO 2AÑO 3AÑO 4AÑO 5







Athento iDM6.400,00 €0,00 €0,00 €0,00 €0,00 €6.400,00 €
Servidor2.000,00 €0,00 €0,00 €0,00 €0,00 €2.000,00 €







TOTAL COSTE DE ADQUISICIÓN A 5 AÑOS




8.400,00 €














COSTES ONGOING












Soporte3.800,00 €3.800,00 €3.800,00 €3.800,00 €3.800,00 €19.000,00 €
Mantenimiento servidor (2hrs mes)98,73 €98,73 €98,73 €98,73 €98,73 €493,65 €
Consumo energético servidor307,41 €307,41 €307,41 €307,41 €307,41 €1.537,05 €
TOTAL COSTES ONGOING A 5 AÑOS




21.030,69 €







TOTAL COSTES ONPREMISE12.606,14 €4.206,14 €4.206,14 €4.206,14 €4.206,14 €29.430,69 €


COSTES SAAS

COSTES SAASAÑO 1AÑO 2AÑO 3AÑO 4AÑO 5







Athento iDM4.680,00 €4.680,00 €4.680,00 €4.680,00 €4.680,00 €23.400,00 €
Soporte0,00 €0,00 €0,00 €0,00 €0,00 €0,00 €







TOTAL COSTES SAAS4.680,00 €4.680,00 €4.680,00 €4.680,00 €4.680,00 €23.400,00 €

Como se puede observar en el ejemplo, implantar Athento iDM en modo SAAS permitiría a la empresa ahorrarse 6.030 euros en un término de 5 años frente a una implantación Onpremise.

3. No tenemos un departamento muy grande de IT
Empresas medianas y pequeñas, como la del ejemplo, suelen tener no mucho más de una persona encargada de el funcionamiento y mantenimiento de todos los equipos de la empresa. Su interés por tanto, es no tener que preocuparse en la medida de lo posible por garantizar los aspectos técnicos del funcionamiento del nuevo gestor o no dar al técnico actual más trabajo del que ya tiene. Con la modalidad SAAS, la empresa obtiene todos los beneficios del gestor a cambio de una cuota mensual, como si de la electricidad o el agua se tratase.

4. No tenemos ningún interés en llevar a cabo desarrollos a medida
Las empresas pequeñas y medianas, al igual que la de nuestro ejemplo, no suelen requerir un sistema de gestión documental complejo. Están buscando simplemente una herramienta que les ayude a mantener su documentación segura, accesible, organizada y a hacer más rápidos y sencillos sus procesos. Un producto software que se ofrece en la nube suele ser un producto en el que no se piensa hacer demasiadas modificaciones, en especial, aquellas que impliquen adaptaciones del producto a problemáticas particulares de cada empresa. La compensación frente a esta mermada flexibilidad, es que contar con el nuevo software funcionando es casi inmediato: Pagar y empezar a utilizarlo.

Contratar el uso de un producto software en la nube (en modalidad SAAS) puede ser una buena solución para empresas cuyo sistema documental no tiene complejos requerimientos ya que frente a una implantación Onpremise ofrece mayor rapidez a la hora de empezar a usarlo, es más barato, y en general, requiere muchas menos complicaciones. Sin embargo, para empresas grandes, con una variada tipología de documentos y estructuras, el software que se ofrece en esta modalidad puede quedarse pequeño a la hora de responder a necesidades particulares o frente a futuros planes de crecimiento en funcionalidades.





Gestión documental Open Source

Fuente:gestiondocumental.cl

Los Sistemas de Administración de Documentos Document Management System -DMS- son parte esencial de los Sistemas de Gestión de Contenidos Empresariales (Enterprise Content Management Systems) usados para administrar documentos electronicos, imágenes, etc.

Actualmente existen soluciones Open Source que brindan funcionalidades similares a los softwares comerciales tales como Documentum, Hummingbird, etc.

Listado de Opensource DMS

Alfresco
http://www.alfresco.com 
Apache Jackrabbit
http://jackrabbit.apache.org

DocMGRhttp://www.docmgr.org/

Docuges
http://docuges.sourceforge.net/

Knowledge tree
http://www.knowledgetree.com/opensource

Maarch
http://www.maarch.org


MyDMShttp://sourceforge.net/projects/mydms/

Nuxeo 5http://www.nuxeo.com
OpenKMhttp://www.openkm.com
Quotero
http://www.quotero.com




Archetip explica su visión del Open Source para los proyectos de CMS. 

Fuente: cms-spain.com

La compañía ofrece servicios de consultoría en base a tecnología de fabricantes como Sugar CRM o Alfresco

Archetip es una empresa de consultoría especializada en gestión empresarial y tecnologías de la información con sede en Barcelona. El Director General de la compañía, Estanis Font, explica en esta entrevista realizada por el Director de IT-Latino.net, Daniel Alguacil, cuál es su catálogo de soluciones, que incluye ERP, CRM, CMS y sistemas de gestión de la cadena logística y de Recursos Humanos, entre otros. Font explica que Archetip trabaja con grandes fabricantes como SAP o Microsoft y también con las tecnologías Open Source que ofrecen, por ejemplo, Sugar CRM o Alfresco.
Durante la entrevista, celebrada el 28 de diciembre de 2011 en los estudios de IT-Latino.net en Sant Cugat del Vallès (Barcelona), Estanis Font describe algunos de los proyectos en los que su empresa ha trabajado recientemente, como la implantación de sistemas de gestión en el complejo de ocio de Portaventura o en la fundación Biocat. Entre su amplia cartera de clientes, Archetip tanto grandes corporaciones como La Caixa o el Banc de Sabadell  como pymes catalanas.


Por Redacción CMS-Spain.com
Actualizado el 2 de enero, 2012 - 10.44hs.
                   

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